Tietosuojakäytäntö

TIETOSUOJASELOSTE

TIETOSUOJASELOSTE — MAJOITTUJIEN JA ASIAKKAIDEN TIEDOT

Tässä selosteessa kerrotaan, miten Basecamp and Adventure Oy käsittelee henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 ja Suomen tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti. Lakisääteisiä matkustajatietoja käsitellään myös majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain (308/2006) 6–9 §:n mukaisesti.

Laatimispäivä: 7. lokakuuta 2026

Rekisterinpitäjä

Basecamp and Adventure Oy

Y-tunnus: 2953180-9

Osoite: Revontulentie 4, 99490 Kilpisjärvi, Suomi

Tietosuojaa koskevat tiedustelut ja pyynnöt: margit@cahkalhotel.fi

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla oikeusperusteilla:

• Sopimus: Varausten käsittely, majoitus-, ravintola- ja aktiviteettipalvelujen tarjoaminen sekä maksujen järjestäminen, kun olet sopimuksen osapuoli, tai pyynnöstäsi toteutettavat toimenpiteet ennen sopimuksen tekemistä.
• Lakisääteinen velvoite: Lakisääteisten matkustajatietojen kerääminen, säilyttäminen ja luovuttaminen majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain (308/2006) mukaisesti sekä sovellettavien kirjanpito- ja verovelvoitteiden täyttäminen.
• Oikeutetut edut: Yritysasiakassuhteiden hoitaminen yhteyshenkilöiden kautta, asiakaspalautteen käsittely, maksamattomien saatavien perintä sekä tarpeellisten asiakastietojen ylläpitäminen palaavien asiakkaiden yksilöllistä palvelua varten, edellyttäen, etteivät oikeutesi ja etusi syrjäytä näitä etuja.
• Suostumus: Sähköisen suoramarkkinoinnin lähettäminen silloin, kun siihen tarvitaan suostumus.
• Nimenomainen suostumus terveystietojen käsittelyyn: Jos ruokavalio- tai majoitustoiveet sisältävät terveystietoja, käsittelemme niitä nimenomaisella suostumuksellasi pyytämiesi palvelujen järjestämiseksi ja toteuttamiseksi.

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ottamalla yhteyttä vastaanottoon tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen margit@cahkalhotel.fi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Seuraavia henkilötietoja käsitellään siltä osin kuin laki sitä edellyttää tai käytetyt palvelut sitä edellyttävät.

Lakisääteiset matkustajatiedot

• Täydellinen nimi ja kansalaisuus.
• Suomalainen henkilötunnus tai sen puuttuessa syntymäaika.
• Matkustusasiakirjan numero, paitsi Pohjoismaiden kansalaisilta ja Suomessa asuvilta majoittujilta.
• Osoite.
• Maa, josta saavut Suomeen, ellet asu Suomessa.
• Saapumis- ja lähtöpäivät.
• Samalle matkustajailmoitukselle merkittyjen mukana matkustavien puolisoiden ja alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat.
• Matkustajatiedot vahvistava allekirjoitus.

Varaus- ja asiakastiedot

• Yhteystiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite siltä osin kuin niitä tarvitaan varausta tai laskutusta varten.
• Varaustiedot, varustetarpeet sekä tiedot käytetyistä tai ostetuista palveluista.
• Maksutapa, laskutustiedot ja tiedot erääntyneistä maksuista.
• Majoitustoiveet ja muut palvelupyynnöt.
• Ruokavalio- tai majoitustoiveiden toteuttamiseksi tarvittavat ruokavaliotiedot ja terveystiedot; terveystietoja käsitellään nimenomaisella suostumuksella.
• Asiakaspalaute.
• Markkinointisuostumukset ja suoramarkkinointikiellot.

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tiedot

• Yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
• Markkinointia koskevat valinnat ja kiellot.
• Yhteyshenkilön antama palaute.

Lakisääteisten matkustajatietojen antaminen on pakollista. Ilman niitä emme voi suorittaa lain edellyttämää matkustajarekisteröintiä. Myös varauksen tekemiseksi ja pyydettyjen palvelujen tarjoamiseksi tarvittavat tiedot on annettava; muutoin emme välttämättä pysty toteuttamaan varausta tai palvelupyyntöä. Muiden toiveiden ilmoittaminen ja markkinointisuostumuksen antaminen on vapaaehtoista.

Keräämme henkilötietoja suoraan sinulta sekä tarvittaessa varausalustoilta, matkatoimistoilta, työnantajaltasi tai muulta puolestasi varauksen tekevältä henkilöltä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Majoitus-, ravintola- ja aktiviteettivarausten käsittely ja hallinnointi.
• Pyytämiesi palvelujen järjestäminen ja toteuttaminen, mukaan lukien varustetarpeiden ja majoitustoiveiden huomioiminen.
• Maksujen käsittely, laskutus, maksamattomien saatavien seuranta ja erääntyneiden saatavien perintä.
• Varauksia, palveluja ja tiedusteluja koskeva asiakasviestintä.
• Asiakassuhteiden hoitaminen ja palautteen hyödyntäminen palvelujemme kehittämisessä.
• Palvelujemme markkinointi sovellettavien suostumusvaatimusten ja markkinointia koskevien valintojesi mukaisesti.
• Sopivien aterioiden järjestäminen sekä ruokavalio- ja majoitustoiveiden toteuttaminen. Näihin liittyviä terveystietoja käytetään vain kyseisten pyyntöjen toteuttamiseen nimenomaisella suostumuksellasi.
• Lakisääteisten matkustajarekisteröintivelvoitteiden täyttäminen, mukaan lukien vaadittujen matkustajatietojen kerääminen ja säilyttäminen sekä niiden toimittaminen viranomaisille lain edellyttämällä tavalla.
• Kirjanpito- ja verovelvoitteiden täyttäminen.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja voidaan antaa seuraaville tahoille siltä osin kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin:

• Varaus- ja hotellinhallintajärjestelmien, IT-tuen, tietojen säilytys- ja ylläpitopalvelujen sekä asiakasviestintäpalvelujen tarjoajat.
• Maksupalveluntarjoajat, kirjanpitopalvelujen tarjoajat ja perintätoimistot.
• Aktiviteettipalvelujen tarjoajat ja muut varaamiasi palveluja toteuttavat yhteistyökumppanit.

Puolestamme henkilötietoja käsittelevät palveluntarjoajat toimivat ohjeidemme ja asianmukaisten henkilötietojen käsittelysopimusten mukaisesti. Annamme vain niiden tehtävien kannalta tarpeelliset tiedot.

Ulkomaan kansalaisia koskevat lakisääteiset matkustajatiedot toimitetaan viivytyksettä paikalliselle poliisille majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain (308/2006) edellyttämällä tavalla. Matkustajatietoja annetaan myös poliisille ja muille toimivaltaisille viranomaisille pyynnöstä silloin, kun laki sitä edellyttää.

Tietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Käytämme Mewsiä varausten ja hotellipalvelujen hallinnointiin. Näitä palveluja tarjotessaan Mews ja sen palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella, myös Yhdysvalloissa.

Tällaiset siirrot perustuvat sovellettavaan Euroopan komission päätökseen tietosuojan riittävyydestä, tai ne suojataan asianmukaisilla suojatoimilla, kuten Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla ja tarvittaessa täydentävillä toimenpiteillä.

Voit saada lisätietoja näistä siirroista ja jäljennöksen sovellettavista suojatoimista ottamalla yhteyttä osoitteeseen margit@cahkalhotel.fi.

Henkilötietojen suojaaminen

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä luvattomalta pääsyltä, katoamiselta, muuttamiselta ja luovuttamiselta.

Pääsy tietoihin on rajattu valtuutettuun henkilöstöön ja palveluntarjoajiin, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitovat salassapitovelvoitteet.

Sähköiset tiedot suojataan käyttöoikeuksien hallinnalla ja muilla asianmukaisilla turvatoimilla. Mahdolliset paperiasiakirjat säilytetään turvallisesti siten, että niihin pääsevät käsiksi vain valtuutetut henkilöt.

Henkilötietojen säilytysaika

Lakisääteisiä matkustajailmoituksia säilytetään yhden vuoden ajan allekirjoittamisesta ja lakisääteisiä matkustajarekisterin tietoja yhden vuoden ajan niiden merkitsemisestä, minkä jälkeen ne hävitetään. Varausten hallinnointiin ja palaavien asiakkaiden palvelemiseen käytettäviä asiakastietoja säilytetään viisi vuotta asiakkaan viimeisestä majoittumisesta tai viimeisestä palvelujamme koskevasta olennaisesta yhteydenotosta.

Kirjanpitoaineistoa säilytetään laissa säädetyt ajat. Tiettyä palvelupyyntöä varten annetut terveystiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita kyseisen pyynnön toteuttamiseen.

Muut henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan peruuttamattomasti, kun niiden perusteltu säilytysaika päättyy.

Rekisteröidyn oikeudet

Voit pyytää pääsyä henkilötietoihisi tai niiden oikaisemista sekä soveltuvissa tilanteissa tietojen poistamista, käsittelyn rajoittamista tai tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Voit myös vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.

Voit vastustaa suoramarkkinointia tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista lainmukaisesti suoritettuun käsittelyyn. Joitakin tietoja on silti säilytettävä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä vastaanottoon tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen margit@cahkalhotel.fi. Saatamme joutua varmistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme yleensä kuukauden kuluessa ja ilmoitamme, jos tarvitsemme lisäaikaa.

Voit myös tehdä valituksen Suomen tietosuojavaltuutetun toimistolle.