Integritetspolicy

INTEGRITETSMEDDELANDE

INTEGRITETSMEDDELANDE — GÄST- OCH KUNDUPPGIFTER

Detta meddelande beskriver hur Basecamp and Adventure Oy behandlar dina personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 och Finlands dataskyddslag (1050/2018). Lagstadgade resandeuppgifter behandlas även i enlighet med 6–9 § i lagen om inkvarterings- och förplägnadsverksamhet (308/2006).

Upprättat: 7 oktober 2026

Personuppgiftsansvarig

Basecamp and Adventure Oy

FO-nummer: 2953180-9

Adress: Revontulentie 4, 99490 Kilpisjärvi, Finland

Frågor och begäranden om dataskydd: margit@cahkalhotel.fi

Rättsliga grunder för behandlingen av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter med stöd av följande rättsliga grunder:

• Avtal: För att hantera bokningar, tillhandahålla inkvarterings-, restaurang- och aktivitetstjänster samt ordna betalningar när du är part i avtalet, eller för att vidta åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås.
• Rättslig förpliktelse: För att samla in, lagra och lämna ut lagstadgade resandeuppgifter enligt lagen om inkvarterings- och förplägnadsverksamhet (308/2006) samt uppfylla tillämpliga bokförings- och skatteskyldigheter.
• Berättigade intressen: För att sköta relationer med företagskunder via deras kontaktpersoner, hantera kundrespons, driva in obetalda fordringar och bevara nödvändiga kunduppgifter för att ge återkommande gäster personlig service, förutsatt att dina rättigheter och intressen inte väger tyngre än dessa intressen.
• Samtycke: För att skicka elektronisk direktmarknadsföring när samtycke krävs.
• Uttryckligt samtycke till behandling av hälsouppgifter: Om önskemål om kost eller inkvartering innehåller hälsouppgifter behandlar vi dessa med ditt uttryckliga samtycke för att ordna och tillhandahålla de tjänster du begär.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta receptionen eller skicka e-post till margit@cahkalhotel.fi. Återkallelsen påverkar inte lagligheten av den behandling som utförts innan samtycket återkallades.

Personuppgifter som behandlas

Följande personuppgifter behandlas när det krävs enligt lag eller är nödvändigt för de tjänster som används.

Lagstadgade resandeuppgifter

• Fullständigt namn och medborgarskap.
• Finländsk personbeteckning eller, om sådan saknas, födelsetid.
• Resedokumentets nummer, med undantag för nordiska medborgare och gäster som är bosatta i Finland.
• Adress.
• Det land från vilket du anländer till Finland, om du inte är bosatt i Finland.
• Ankomst- och avresedatum.
• Fullständiga namn och finländska personbeteckningar eller, om sådana saknas, födelsetider för medföljande makar och minderåriga barn som antecknas på samma resandeanmälan.
• Underskrift som bekräftar resandeuppgifterna.

Boknings- och kunduppgifter

• Kontaktuppgifter: namn, telefonnummer, e-postadress och adress i den mån de behövs för bokningen eller faktureringen.
• Bokningsuppgifter, utrustningsbehov och uppgifter om använda eller köpta tjänster.
• Betalningssätt, faktureringsuppgifter och uppgifter om förfallna betalningar.
• Önskemål om inkvartering och andra serviceönskemål.
• Kostbehov och hälsouppgifter som behövs för att tillgodose önskemål om kost eller inkvartering, med uttryckligt samtycke när uppgifterna gäller hälsa.
• Kundrespons.
• Samtycken till marknadsföring och invändningar mot direktmarknadsföring.

Uppgifter om företagskunders kontaktpersoner

• Kontaktpersonens namn, e-postadress och telefonnummer.
• Val och invändningar gällande marknadsföring.
• Respons som kontaktpersonen lämnat.

Det är obligatoriskt enligt lag att lämna lagstadgade resandeuppgifter. Utan dem kan vi inte slutföra den föreskrivna registreringen av resande. Även de uppgifter som behövs för att ordna en bokning och tillhandahålla de begärda tjänsterna måste lämnas; annars kan vi eventuellt inte genomföra bokningen eller tillgodose serviceönskemålet. Det är frivilligt att lämna andra önskemål och att samtycka till marknadsföring.

Vi samlar in personuppgifter direkt från dig och, i förekommande fall, från bokningsplattformar, resebyråer, din arbetsgivare eller någon annan som gör en bokning för din räkning.

Ändamål med behandlingen av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål:

• Hantering och administration av inkvarterings-, restaurang- och aktivitetsbokningar.
• Ordnande och tillhandahållande av de tjänster du begär, inklusive utrustningsbehov och önskemål om inkvartering.
• Hantering av betalningar, fakturering, uppföljning av obetalda fordringar och indrivning av förfallna belopp.
• Kommunikation med kunder om bokningar, tjänster och förfrågningar.
• Skötsel av kundrelationer och användning av respons för att förbättra våra tjänster.
• Marknadsföring av våra tjänster i enlighet med tillämpliga samtyckeskrav och dina val gällande marknadsföring.
• Ordnande av lämpliga måltider och tillgodoseende av önskemål om kost eller inkvartering. Tillhörande hälsouppgifter används endast för att tillgodose dessa önskemål, med ditt uttryckliga samtycke.
• Fullgörande av lagstadgade skyldigheter att registrera resande, inklusive insamling och lagring av de resandeuppgifter som krävs samt överlämnande av dessa till myndigheter enligt lag.
• Fullgörande av bokförings- och skatteskyldigheter.

Mottagare eller kategorier av mottagare av personuppgifter

Personuppgifter kan lämnas till följande mottagare när det är nödvändigt för de ändamål som beskrivs i detta meddelande:

• Leverantörer av boknings- och hotelladministrationssystem, IT-support, datalagring och drift samt kundkommunikationstjänster.
• Betaltjänstleverantörer, leverantörer av bokföringstjänster och inkassobyråer.
• Aktivitetsarrangörer och andra samarbetspartner som tillhandahåller tjänster som du har bokat.

Tjänsteleverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning följer våra instruktioner och lämpliga personuppgiftsbiträdesavtal. Vi lämnar endast ut de uppgifter som behövs för deras uppgifter.

Lagstadgade resandeuppgifter om utländska medborgare lämnas utan dröjsmål till den lokala polisen enligt lagen om inkvarterings- och förplägnadsverksamhet (308/2006). Resandeuppgifter lämnas även på begäran till polisen och andra behöriga myndigheter när det krävs enligt lag.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Vi använder Mews för att hantera bokningar och hotelltjänster. När dessa tjänster tillhandahålls kan Mews och dess tjänsteleverantörer behandla personuppgifter utanför EU eller EES, bland annat i USA.

Sådana överföringar grundar sig på ett tillämpligt beslut om adekvat skyddsnivå från Europeiska kommissionen eller skyddas genom lämpliga skyddsåtgärder, däribland Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler och kompletterande åtgärder vid behov.

Du kan få mer information om dessa överföringar och en kopia av de tillämpliga skyddsåtgärderna genom att kontakta margit@cahkalhotel.fi.

Skydd av personuppgifter

Vi skyddar personuppgifter genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder mot obehörig åtkomst, förlust, ändring och utlämnande.

Åtkomsten är begränsad till behörig personal och tjänsteleverantörer som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter. Personer som behandlar personuppgifter omfattas av sekretessförpliktelser.

Elektroniska uppgifter skyddas genom åtkomstkontroller och andra lämpliga säkerhetsåtgärder. Eventuella pappershandlingar förvaras säkert och är endast tillgängliga för behöriga personer.

Lagringstid för personuppgifter

Lagstadgade resandeanmälningar sparas i ett år från undertecknandet och lagstadgade uppgifter i resanderegistret i ett år från registreringen, varefter de förstörs. Kunduppgifter som används för att hantera bokningar och betjäna återkommande gäster sparas i fem år efter gästens senaste vistelse eller senaste kontakt av betydelse som gäller våra tjänster.

Bokföringsmaterial sparas under de tidsperioder som föreskrivs i lag. Hälsouppgifter som lämnats för ett visst serviceönskemål raderas när de inte längre behövs för att tillgodose det önskemålet.

Övriga personuppgifter raderas eller anonymiseras oåterkalleligt när den motiverade lagringstiden löper ut.

Den registrerades rättigheter

Du kan begära tillgång till eller rättelse av dina personuppgifter och, i tillämpliga fall, radering, begränsning av behandlingen eller överföring till en annan personuppgiftsansvarig. Du kan även invända mot behandling som grundar sig på berättigade intressen av skäl som hänför sig till din specifika situation.

Du kan när som helst invända mot direktmarknadsföring eller återkalla ditt samtycke. Återkallelsen påverkar inte behandling som redan har utförts lagligen. Vissa uppgifter måste fortfarande sparas för att uppfylla rättsliga förpliktelser.

För att utöva dina rättigheter kan du kontakta receptionen eller skicka e-post till margit@cahkalhotel.fi. Vi kan behöva kontrollera din identitet. Vi svarar normalt inom en månad och meddelar dig om ytterligare tid behövs.

Du kan även lämna in ett klagomål till Dataombudsmannens byrå i Finland.